Xem Nhiều 2/2023 #️ Quản Lí Tệp Và Thư Mục # Top 9 Trend | Uplusgold.com

Xem Nhiều 2/2023 # Quản Lí Tệp Và Thư Mục # Top 9 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Quản Lí Tệp Và Thư Mục mới nhất trên website Uplusgold.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Giới thiệu

Bài này hướng dẫn những bạn mới làm quen với máy tính các thao tác với file, thư mục. Nếu bạn đã biết cách cắt-dán (sao chép, di chuyển), tạo mới, xóa cũ file, thư mục thì cũng nên hiểu thêm về đuôi file và chương trình mặc định đọc file dữ liệu (mục 2, 3). Khi bạn bắt đầu làm việc nhiều với email, Internet bạn sẽ thấy mình gặp rất nhiều file nén; lúc đó bạn sẽ cần thao tác nén/giải nén file (mục 9). Đến một lúc nào đó, khi file dữ liệu của bạn nhiều lên, bạn sẽ sớm có nhu cầu tìm kiếm file, thư mục (mục 6).

1. Mở Windows Explorer (Computer)

Windows Explorer là chương trình quản lí file, thư mục (khái niệm file, thư mục sẽ được giải thích ngay sau mục này). Windows Explorer chính là chương trình mà bạn kích đúp chuột vào biểu tượng Computer. Có nhiều cách mở:

Trên màn hình nền bấm đúp chuột vào biểu tượng Computer

Bấm Windows + E

Bạn sẽ thường xuyên gặp khung cửa sổ Windows Explorer lúc lưu file, mở file trong các ứng dụng Paint, Word, Excel, … Hộp thoại Save as, Open chính là một Windows Explorer.

2. Tổ chức lưu trữ dữ liệu trên bộ nhớ ngoài

Trong máy tính, mỗi một bức ảnh, một văn bản, một đoạn nhạc, phim, mỗi chương trình đều được gọi là file (tệp), và người ta nói file ảnh, file văn bản, file âm thanh, file video, file chương trình.

2.1 File được lưu ở bộ nhớ ngoài và được xử lí ở bộ nhớ trong

(Nói thêm về bộ nhớ trong, hay còn gọi là RAM: nếu bạn có file văn bản thì nó phải được lưu ở ổ đĩa cứng. Khi bạn chạy Word để sửa nội dung văn bản thì Windows sẽ tạo ra một bản sao của file văn bản nằm trong RAM. Lúc bạn sửa chữa file văn bản thực chất là sửa chữa cái bản sao nằm trong RAM kia. Khi bạn kết thúc việc sửa chữa văn bản và thực hiện lưu file thì cái bản sao (đã được sửa chữa) trong RAM kia sẽ được ghi vào đĩa cứng, đè lên file văn bản (trên đĩa cứng) lúc đầu. Nếu mất điện đột ngột thì cái bản sao (đã được sửa chữa) trong RAM kia sẽ không được ghi lên đĩa cứng và theo nguyên lí của bộ nhớ trong là nó “giũ sạch” dữ liệu mỗi khi máy tính được khởi động lại – thế là bạn mất dữ liệu!)

2.2 Phân cấp: Ổ đĩa – Phân vùng – Thư mục – File

2.2.1 Thư mục (folder)

Làm việc với máy tính, bạn sẽ tạo ra rất nhiều file; thậm chí ngay khi bạn chưa làm gì, bản thân Windows đã có 50 000 file! Vì quá nhiều file nên để quản lí người ta gom một số file lại với nhau thành những nhóm nhỏ, gọi là thư mục (folder). Thư mục có thể chứa thư mục con, chứa file hoặc không chứa gì (thư mục rỗng). Bạn có thể hình dung file như những tài liệu, thư mục như những cái cặp đựng tài liệu và cặp có thể đựng trong cặp. Trong Windows Explorer, quả thật thư mục có biểu tượng hình cái cặp như hình bên, các biểu tượng khác đi là biểu tượng của file.

2.2.2 Ổ đĩa và phân vùng

Trước khi file và thư mục được lưu vào ổ đĩa cứng, thanh nhớ USB, đĩa CD/DVD, các thiết bị này cần được chia thành các phân vùng (partition) (thao tác này được gọi là “format ổ”). Mỗi một thiết bị lưu trữ được chia làm một hoặc vài  phân vùng (partition), và Windows kí hiệu các phân vùng này là C:, D:, E:,  … và có thể gán tên (nhãn) cho các phân vùng. Trên thực tế người ta không nói từ “phân vùng” và thường gọi luôn là “ổ C”, “ổ D”, “ổ E” (cách gọi này không thật chính xác nhưng đây đã thành thói quen trong thực tế). Một ổ đĩa cứng thường được chia thành vài ba phân vùng trong khi đĩa CD, DVD, thanh nhớ USB, thẻ nhớ thường chỉ được chia làm đúng một phân vùng.

Ví dụ: máy tính ở hình vẽ bên có 3 phân vùng ổ cứng là: C: (OS), D: (Data), G: (BackUP), 1 phân vùng của thanh nhớ USB là E: (Transcend), phân vùng đĩa CD là H: và đĩa DVD là F: (Nhìn vào đây ta chỉ thấy các phân vùng mà không thể biết được máy có 2 ổ đĩa cứng, một ổ được chia thành 2 phân vùng C, D, còn ổ đĩa cứng kia được chia làm một phân vùng G. Để biết được điều này ta cần có các công cụ quản lí phân vùng.)

Tóm lại: bộ nhớ ngoài được chia làm nhiều phân vùng, mỗi phân vùng chứa nhiều thư mục, thư mục lại chứa nhiều thư mục con hoặc nhiều file.

2.3 Đường dẫn

Giống như trong một thành phố có hàng trăm ngàn ngôi nhà, để đến được một ngôi nhà người ta cần có địa chỉ của ngôi nhà – bao gồm: tên quận – tên phường – tên tổ dân phố – số nhà. Với ổ đĩa cứng cũng vậy file, thư mục cũng cần có địa chỉ (còn gọi là đường dẫn) để chỉ đích xác vị trí của nó. Đường dẫn (địa chỉ) của một file, thư mục được cho bởi:

Tên phân vùngtên thư mục chatên thư mục contên thư mục hoặc file

Dấu gạch chéo “” ngăn cách các cấp độ của thư mục.

Vì phân vùng chứa các thư mục, file nên có thể hình dung cả phân vùng như một thư mục và người ta gọi đây là thư mục gốc. Như vậy “C:”, “D:”, “E:” … là các thư mục gốc.

3. Tên file và phần mở rộng (đuôi) tên file.

3.1 Qui ước đặt tên file, thư mục

Tên file gồm 2 phần:

phần tên (bắt buộc cho cả file và thư mục)

dấu chấm “.” và phần mở rộng, còn gọi là đuôi file (không bắt buộc) như .exe, .docx, .djvu Phần mở rộng (đuôi file) thường là 3, 4 kí tự, mục đích của nó là cho biết kiểu file: file thuộc kiểu văn bản, âm thanh, hình ảnh, video, … Tên thư mục không có phần mở rộng.

Ví dụ: “lịch sử phật giáo.rar”, “lich_van_nien.exe”, “lich su phat giao.docx”, “lich su phat giao.djvu”, “lich su phat giao” là các tên file đúng qui cách. Các đuôi file .rar, .exe, .docx, .djvu cho biết file có kiểu file nén, file chương trình, file văn bản. Vì file “lich su phat giao” không có đuôi file nên ta không biết file này thuộc kiểu gì.

3.2 Windows giấu phần mở rộng tên file (đuôi file) đi!

Cách hiển thị phần đuôi file trong Windows Explorer:

Chọn menu Organization, rồi Folder and Search Options,

Một hộp hội thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ View

Bỏ đánh dấu trong ô: “Hide extensions for known file types” nếu bạn muốn hiển thị phần đuôi file và ngược lại. Bấm OK để thực thi.

3.3 Chọn kiểu file khi lưu file dữ liệu

3.4 Đổi tên file, thư mục, phân vùng

Trong Windows Explorer, ngay khi tạo mới file, thư mục thì bạn phải đặt tên file, thư mục. Muốn đổi tên một file, thư mục nào đó, bạn bấm nút phải chuột vào file, thư mục đó để ra một menu và chọn Rename hoặc bấm phím F2. Gõ tên mới rồi bấm Enter.

Vì Windows ẩn phần mở rộng của file đi nên khi đổi tên bạn cũng chỉ thay đổi phần tên file thôi. Mỗi phần mở rộng của file thể hiện kiểu file và được gán cho một chương trình nào đó đọc file; nếu bạn thay đổi đi thì vô tình thay đổi luôn cả chương trình đọc file đó đi. Vì vậy mà Windows giấu phần mở rộng của tên file đi.

Mỗi phân vùng đã được Windows đánh kí hiệu C: D: E: F:, ngoài ra người dùng có thể đặt thêm nhãn cho phân vùng bằng cách bấm nút phải chuột vào phân vùng và chọn Rename. Gõ tên, bấm Enter.

4. File chương trình .exe có gì khác với file dữ liệu?

Có thể tạm chia file thành 2 loại:

Windows Explorer – C:Windowsexplorer.exe

Paint – C:WindowsSystem32mspaint.exe

Calculator – C:WindowsSystem32cal.exe

Wordpad – C:Program FilesWindows NT Accessorieswordpad.exe

File dữ liệu. Có nhiều kiểu dữ liệu, mỗi kiểu lại có một đuôi file riêng. Ví dụ:

File văn bản: .txt, .rtf, .doc, .docx

File hình ảnh: .bmp, .jpg, .gif, .png, …

File âm thanh: .wav, .mp3, .wma, .ogp, …

File video: .avi, .mpg, .mp4, .mov, .wmv, …

5. Rắc rối với “Open with …”

5.1 Chương trình mặc định mở file dữ liệu

Windows gán mỗi kiểu file dữ liệu với một chương trình để đọc nó. Thực chất mỗi khi một chương trình được cài đặt, nó sẽ đăng kí với Windows những kiểu file nào mà nó sẽ đảm nhiệm việc đọc và hiển thị nội dung. Với một kiểu file có thể có nhiều chương trình đọc được nó nhưng Windows chỉ gán một chương trình mặc định để đọc. Ví dụ với file .bmp, cả Paint, Windows Photo Viewer, Windows Media Center đều đọc được nhưng chỉ có Windows Photo Viewer được chọn làm mặc định.

Ví dụ một số kiểu file quen thuộc và chương trình mặc định (có sẵn trong Accessories của Windows) mở chúng:

File ảnh: .bmp, .jpg, .png, .gif à Windows Photo Viewer

File âm thanh: .wav, .wma, .mp3 à Windows Media Player

File văn bản: .txt à Notepad

5.2 Khi không có chương trình để mở file dữ liệu

Bạn có thể sẽ thường xuyên gặp tình huống mình có một file và không sao mở được nó. Chả hạn kiến trúc sư đưa bạn file chúng tôi , thợ chụp ảnh đưa bạn file chúng tôi , một người bạn đưa cho file video chúng tôi tải từ Youtube, nhưng bạn không mở được vì máy đã không cài phần mềm AutoCAD, PhotoShop để đọc những file này.

Các kiểu file được đăng kí mở bởi một chương trình nào đó bao giờ cũng có biểu tượng riêng. Những kiểu file không được đăng kí sẽ có chung một biểu tượng như hình bên. Ở hình vẽ các file “SomeFile.xyz” và “Another file” là những file Windows không biết cách mở vì kiểu của chúng không được đăng kí.

Khi bạn kích đúp chuột để mở những file không được đăng kí này thì Windows sẽ báo là nó không biết cách mở file này (Windows can’t open this file) và muốn bạn chọn một chương trình để đọc file (như hình bên). Bạn chọn “Select a program from a list of installed programs” để dùng một chương trình đã được cài đặt sẵn trong máy để mở file.

Tiếp đó bạn đến một hội thoại cho bạn chọn một trong các chương trình đang mở, thậm chí nếu chương trình chưa được cài thì bạn bấm vào Browse để chọn trực tiếp file .exe của chương trình để chạy. Vì file có kiểu chưa được đăng kí nên nếu bạn muốn đăng kí luôn chương trình để mở file cho các lần sau thì chọn “Always use the selected program to open this kind of file”.

5.3 Thay đổi chương trình mặc định mở file dữ liệu

Bạn có thể chỉ định một chương trình khác với các chương trình đã được liệt kê bằng cách bấm vào “Choose default program …”. Hộp thoại Open with xuất hiện như nói ở phần trên.

6. Xem thông tin về file, thư mục

6.1 Thuộc tính của file, thư mục

Trong Windows Explorer, để xem các thuộc tính của file, thư mục bạn bấm nút phải chuột vào file, thư mục đó rồi chọn Properties (thuộc tính). Hình vẽ bên mô tả thuộc tính của file C:New folderAcrobat File.pdf.

Tên file và biểu tượng của file được hiển thị ở phần đầu của hộp thoại

Type of file: kiểu file – thể hiện qua phần mở rộng của tên file

Opens with: chương trình được dùng để đọc file mỗi khi bạn kích đúp chuột để mở file

Location: đường dẫn đến thư mục chứa file

Created: ngày giờ file được tạo

Modified: ngày giờ lần cuối cùng file được chỉnh sửa

Accessed: ngày giờ lần cuối cùng file được đọc mà không bị chỉnh sửa

Attributes: hai thuộc tính của file

Read only (chỉ đọc): khi file có thuộc tính “read only” thì bạn không thể sửa chữa nội dung file mà chỉ có thể hiển thị nội dung file. Muốn sửa chữa nội dung file thì bạn phải hủy thuộc tính read only này. Khi thư mục có thuộc tính “read only” thì bạn không thể tạo mới/đổi tên/xóa các file và thư mục con của thư mục.

6.2 Hiển thị file, thư mục ẩn

Trong Windows Explorer, chọn menu Organization (ở góc trái trên của Windows Explorer), rồi chọn Folder and search options. Một hộp thoại hiện ra, bạn chọn thẻ View. Có 3 lựa chọn về ẩn file, thư mục:

Show hidden files, folders and drives: hiển thị các file, thư mục, ổ đĩa, phân vùng có thuộc tính ẩn

Hide extension for known file types: ẩn đi phần mở rộng (đuôi) của tên file

Hide protected operating system files: ẩn đi các file đặc biệt (quan trọng) của Windows.

6.3 Thuộc tính của phân vùng

Bấm nút phải chuột vào một ổ (phân vùng) và chọn Properties (như hình vẽ bên), bạn sẽ xem được: Capacity – tổng dung lượng của phân vùng, Used space – dung lượng đã dùng, Free space – dung lượng còn trống, kiểu filesystem của phân vùng là NTFS hay Ext, FAT32, … Bạn cũng có thể sửa lại nhãn của phân vùng.

7. Liệt kê file, thư mục theo các cách khác nhau

7.1 Chế độ hiển thị: List, Details, Large icons

Nếu bạn cần hiển thị nhiều file, thư mục nhất thì chọn chế độ List – ở chế độ này biểu tượng của file, thư mục là nhỏ nhất.

Nếu bạn đang làm việc với thư mục chứa toàn phim, ảnh thì nên chọn chế độ Medium, Large icons, hoặc thậm chí Extra Large icons vì ở chế độ này bạn sẽ thấy nội dung của phim, ảnh.

Nếu bạn cần sắp xếp file, thư mục theo tên, kích thước file, ngày giờ tạo lập thì nên chọn chế độ Details vì ở chế độ này bạn sẽ có nhiều thông tin nhất.

7.2 Chế độ hiển thị nội dung file đang chọn

7.3 Sắp xếp, lọc file, thư mục theo tên, ngày giờ tạo lập, kích thước

Để sắp xếp file, thư mục theo chiều tăng dần (ascending) hoặc giảm dần (descending) của tên/ngày giờ tạo lập/kích thước, bạn bấm nút phải chuột vào một vùng trống trong Windows Explorer rồi chọn Sort by, chọn Name/Date modified/Type/Size và Ascending/Descending như hình vẽ.

8. Tạo file, thư mục và shortcut

8.1 Tạo thư mục và file rỗng

Như trên đã nói có hai kiểu file: file chương trình (.exe) và file dữ liệu. Nếu bạn muốn tạo file chương trình thì bạn phải biết lập trình; nếu không, người sử dụng bình thường chỉ tạo file dữ liệu ảnh, văn bản, âm thanh thông qua các chương trình như Paint, Word, Sound Recorder, … .

Trong Windows Explorer, để tạo một thư mục, file mới, bạn cần tìm đến đường dẫn cần tạo mới rồi:

Bấm nút phải chuột vào một vùng trống, một menu xuất hiện và bạn chọn New.

Tiếp đó chọn Folder hoặc một loại file bất kì (Bitmap image, Journal Document, Text document, …) để tạo thư mục hoặc một file có nội dung rỗng có kiểu bạn chọn.

Gõ tên thư mục hoặc file và bấm Enter.

Cách tạo file kiểu này sẽ cho ra những file Bitmap image (.bmp), Journal Document (.jnt), Text Document (.txt), v.v. có nội dung trắng (trống); để biên soạn nội dung bạn bấm đúp chuột vào file và một chương trình (Windows Photo Viewer, Windows Journal, Notepad) sẽ được gọi ra giúp bạn sửa/xem nội dung file rỗng vừa tạo.

Một cách khác để tạo file là bạn vào chương trình ứng dụng Paint, Word, AutoCAD, …, biên soạn nội dung và lưu thành file ở vị trí bạn cần như đã trình bày ở mục ???

8.2 Tạo shortcut

Shortcut (“đường tắt”) là một biểu tượng dẫn tới một file khác. Khi bạn mở/chạy (kích đúp chuột) một shortcut thì thực chất bạn mở/chạy file được trỏ tới kia. Mục đích của shortcut là giúp bạn tránh phải mất công tìm đến file ở xa kia.

Bước 1: bấm nút phải chuột vào vùng trống trên màn hình nền, chọn New và Shortcut (xem hình dưới)

Bước 2: một hộp thoại hiện ra cho bạn chọn đường dẫn đến file cần tạo shortcut trỏ đến. Bạn bấm vào nút “Browse”, một hộp thoại hiện ra cho bạn lần tìm đến file cần tạo shortcut, cuối cùng bấm OK để có được đường dẫn ở trong mục “Type the location of the item”. Hoặc bạn có thể gõ trực tiếp đường dẫn C:WindowsSystem32mspaint.exe vào trong ô này ngay từ đầu mà không cần bấm Browse. Sau khi có đường dẫn, bạn bấm Next (tiếp tục).

Bước 3: một hộp thoại hiện ra cho bạn gõ tên của shortcut, ví dụ “Paint”, và bấm Finish.

Một cách khác tạo shortcut nhanh hơn là bạn bấm nút phải chuột vào chính file mà bạn muốn tạo shortcut trỏ đến nó rồi chọn Create shorcut. Sau đó di chuyển shortcut vừa tạo đến nơi ưng ý.

9. Sao chép, di chuyển, xóa file và thư mục

9.1 Cắt dán (sao chép/di chuyển) file và thư mục

Trong Windows Explorer, thao tác sao chép, di chuyển file, thư mục cũng giống như thao tác cắt dán một đối tượng qua clipboard bao gồm 3 bước: đánh dấu đối tượng, sao chép (CTRL + C) hoặc di chuyển (CTRL + X) đối tượng vào clipboard, dán (sao chép) bản sao trong clipboard ra vị trí ưng ý (CTRL + V).

Bước 1: Đánh dấu (bôi đen) các file, thư mục cần sao chép hoặc di chuyển

Trong Windows Explorer, để chọn một file hoăc thư mục thì chỉ cần nhấp chuột vào đối tượng đó, nếu muốn chọn nhiều thì giữ phím CTRL trong khi nhấp chuột vào các file, thư mục cần chọn. Nếu các file và thư mục nằm liền nhau thành một dải thì bạn rê chuột vẽ khung khoanh vùng các đối tượng cần chọn.

Bước 2: Sao chép/di chuyển các file, thư mục vừa chọn vào Clipboard

Sau khi đánh dấu xong, bấm nút phải chuột vào một trong những đối tượng bạn vừa đánh dấu, chọn Copy (để sao chép) hoặc Cut (để di chuyển). Nhanh nhất là dùng phím tắt CTRL + C hoặc CTRL + X.

Bước 3: Sao chép bản sao trong Clipboard vào vị trí đích

Bạn tìm đến thư mục đích, bấm nút phải chuột vào một vùng trống rồi chọn Paste hoặc dùng phím tắt CTRL + V.

9.2 Vấn đề với file, thư mục trùng tên

Khi bạn sao chép (di chuyển) file, chả hạn C:New FolderVirtual chúng tôi sang một nơi khác, như D: nhưng nơi đích lại có file trùng tên với file cần sao chép D:Virtual chúng tôi lúc đó Windows sẽ cho bạn 3 lựa chọn:

Copy and Replace: chép file cần sao chép đè lên file ở thư mục đích (tức là file ở thư mục đích sẽ bị mất)

Don’t copy: không sao chép nữa nên không có gì thay đổi

Copy, but keep both files: vẫn sao chép nhưng file mà bạn muốn sao chép ra sẽ bị đổi tên cho khác đi so với file đã sẵn có ở thư mục đích. Đổi tên bằng cách thêm (1), (2) vào tên file.

9.3 Mẹo mở cả thư mục nguồn và thư mục đích cùng lúc

9.4 Xóa file, thư mục và khôi phục bằng Recycle Bin

Để xóa file, thư mục, bạn cũng đánh dấu các file và thư mục cần xóa (xem phần trên), bấm nút phải chuột và chọn Delete hoặc bấm luôn phím Delete. Thao tác này không thực sự xóa mà chỉ di chuyển file, thư mục vào một nơi gọi là Recycle bin (thùng tái chế) của Windows đúng như thông báo “Are you sure you want to move this folder/file to the Recycle Bin”. Khi chọn “Yes”, file, thư mục bạn chọn sẽ biến mất (như thể bị xóa) nhưng bạn có thể khôi phục chúng lại nếu vào Recycle Bin.

Để xóa hẳn (thay vì đưa vào Recycle Bin) thì bạn bấm SHIFT + DELETE (hoặc giữ phím SHIFT trong khi chọn Delete từ menu nút phải chuột). Lúc này Windows mới thực sự hỏi bạn có muốn xóa vĩnh viễn (permanently delete) như thông báo “Are you sure you want to permanently delete this folder/file?”. Sau thao tác này bạn không thể khôi phục bằng Recycle Bin được nữa.

9.4.1 Làm việc với Recycle Bin

Bạn tìm và kích đúp chuột vào biểu tượng thùng rác (như hình bên) trên màn hình nền để vào Recycle Bin. Bạn sẽ thấy các file, thư mục mà mình đã xóa trước đó, bấm nút phải chuột vào file, thư mục này và chọn: Restore – khôi phục, Delete – xóa vĩnh viễn (SHFT + DELTE), Cut – để di chuyển nó sang một nơi khác mà bạn chọn.

9.5 Đóng file lại trước khi di chuyển, đổi tên, xóa

10. Nén file

10.1 Nén file là gì, tại sao cần?

Nén file là thao tác biến một file thành một file khác có kích thước nhỏ hơn và nội dung file ban đầu có thể được khôi phục lại từ file mới nhỏ hơn này. Cụ thể là: giả sử bạn có file MyFile.origin với kích thước 100 MB, bạn dùng chương trình nén file như WinZip để nén file này thành file nén chúng tôi với kích thước 30 MB (file gốc MyFile.origin hiển nhiên không bị ảnh hưởng). Để gửi MyFile.orgin 100 MB cho một người bạn ở xa qua Internet, bạn chỉ cần gửi file chúng tôi 30 MB thôi. Khi người bạn nhận được chúng tôi , anh ta sẽ giải nén ra (khôi phục lại) thành file MyFile.origin như ban đầu. Việc làm này sẽ tiết kiệm băng thông Internet vì hai người chỉ phải gửi/nhận file có dung lượng 30 MB thay vì 100 MB.

Cái giá phải trả cho việc tiết kiệm được băng thông nhờ file nén là cả người gửi lẫn người nhận phải mất công nén và giải nén. Thêm nữa bạn không thể thao tác với chúng tôi như thể với file MyFile.origin, bạn vẫn phải giải nén file này.

Khi nén một file, tùy theo nội dung của file mà có thể nén được nhiều hay được ít.

Bạn cũng nên nhớ hai thuật ngữ tiếng Anh:

Compress = Zip: nén

Decompress = Unzip = Extract: giải nén

10.2 Định dạng file nén và chương trình nén file phổ biến nhất

Định dạng file nén phổ biến nhất hiện nay là .ZIP và chương trình nén/giải nén tương ứng là WinZIP. Định dạng .zip được dùng trên tất cả các loại hệ điều hành, ngoài ra mỗi hệ điều hành lại có những định dạng nén và phần mềm nén riêng. Windows thông dụng với .rar và phần mềm nén WinRAR. Các hệ điều hành kiểu Unix và Linux thường dùng .gzip, .bz, .bz2. Máy MAC dùng thêm cả định dạng .sit, phần mềm nén StuffIt trên MAC cũng rất được ưa chuộng. Mỗi phần mềm nén đều có thể nén/giải nén rất nhiều kiểu file khác nhau nhưng dù gì tối thiểu chúng cũng hỗ trợ file .zip.

10.3 Công cụ nén/giải nén sẵn có trong Windows

Để nén thành/giải nén file .ZIP bạn không cần phải cài đặt thêm phần mềm nào cả bởi Windows đã có sẵn công cụ nén/giải nén trong Windows Explorer. Chỉ có điều người dùng ít khi để ý thấy và dùng nó.

Khi bạn chưa cài đặt bất kì phần mềm nén nào thì file .zip có biểu tượng một cái cặp bị kéo khóa lại (hình bên). Thực chất Windows nhìn file .zip như một thư mục.

10.3.1 Nén thành file .zip

Bạn có thể nén nhiều file, thư mục thành một file .zip:

Bước 1: Mở Windows Explorer, chọn các file, thư mục cần nén (bằng cách giữ phím CTRL rồi nhấp chuột vào các file, thư mục bạn chọn). (Một chú ý nhỏ là không nên chọn thư mục rỗng để nén; Windows không cho phép làm điều này.)

Bước 2: bấm nút phải chuột vào một trong các file/thư mục vừa chọn (vẫn giữ CTRL) và chọn Send to, rồi Compressed (zipped) folder.

Bước 3: gõ tên cho file nén và bấm Enter. Bạn sẽ có một file .zip chứa các file, thư mục bạn chọn ở bước 1.

10.3.2 Giải nén file .zip

Nhắc lại rằng khi bạn chưa cài đặt bất kì phần mềm nén nào thì file .zip mới được xử lí bởi Windows Explorer (nếu không nó sẽ thuộc quyền của phần mềm nén mà bạn cài). Windows nhìn file .zip như một thư mục nên bạn có thể kích đúp chuột vào “thư mục” này để xem nội dung của nó. Bạn có thể chạy các file chương trình, đọc file dữ liệu trong “thư mục” này nhưng không được sửa chữa file, thư mục con. Nếu bạn sửa file Windows sẽ bắt bạn save as file thành một bản khác.

Để giải nén file .zip, bạn bấm nút phải chuột vào file nén đó và chọn Extract all …  Hộp thoại Extract Compressed (Zipped) Folders hiện ra (như hình vẽ) cho bạn chọn đường dẫn đến nơi bạn cần giải nén ra. Bạn gõ đường dẫn này hoặc bấm Browse rồi chọn. Cuối cùng bấm Extract.

10.4 WinRAR

Để làm việc với WinRAR hiển nhiên bạn phải cài đặt WinRAR trước đã. Sau khi cài đặt WinRAR, các file nén có đuôi .rar, .zip, .gzip, .bz2, .cab, v.v. sẽ được đăng kí với Windows mở bằng WinRAR. Tất cả các file nén này đều có biểu tượng của WinRAR (hình bên).

Các thao tác với file nén của chương trình WinRAR được tích hợp vào menu ngữ cảnh trong Windows Explorer, thế nên bạn không cần mở chương trình WinRAR, thay vào đó hãy làm việc với Windows Explorer.

10.4.1 Nén

Bước 1: Mở Windows Explorer, chọn các file, thư mục cần nén (bằng cách giữ phím CTRL rồi nhấp chuột vào các file, thư mục bạn chọn).

Bước 2: bấm nút phải chuột vào một trong các file/thư mục vừa chọn (vẫn giữ CTRL) và “Add to Name.rar” trong đó Name ở đây là tên của đối tượng đầu tiên mà bạn chọn. Bước 3: Chờ (quá trình nén có thể lâu) và bạn sẽ thu được file nén chúng tôi chứa các file, thư mục bạn chọn ở bước 1. Bạn tìm file chúng tôi nằm ở cuối thư mục hiện hành.

Trong ô Archive format: bạn sẽ chọn kiểu file nén là .rar (hoặc .rar5) hay .zip

Trong ô Split to volumes, size: bạn sẽ chia file bạn nén ra thành các phần bằng nhau với kích thước do bạn gõ vào. Các phần này sẽ có đuôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi … Đối với những file nén hàng GB (ví dụ nội dung của một đĩa DVD) khi upload lên Internet người ta luôn chia thành nhiều phần nhỏ như thế này để tránh rủi ro cho việc download.

Đánh đấu ô Create SFX archive để tạo file nén tự bung có đuôi .exe. Bình thường khi bạn nén file, người khác muốn giải nén phải cài WinRAR nhưng nếu bạn chọn SFX thì file nén của bạn có thể tự giải nén ra được nên người nhận được không phải cài bất kì phần mềm nén nào nữa.

Chọn Set password … để thiết lập password cho file nén của bạn. Ai muốn giải nén phải biết password.

10.4.2 Xem nội dung file nén và giải nén

Khi có file nén, bạn kích đúp chuột vào file nén để hiện ra hộp thoại cho bạn biết file nén đó chứa những gì (như hình vẽ). Bạn kích đúp chuột vào các file nằm trong file nén để mở chúng mà không cần giải nén. Nếu muốn sửa một file trong file nén thì bắt buộc bạn phải giải nén ra rồi mới sửa.

Để giải nén: bấm nút phải chuột vào file nén rồi chọn Extract to Name folder để giải nén ra thư mục Name nằm trong thư mục hiện hành. Nếu bạn chọn Extrac here thì mọi thứ được đổ ra thư mục hiện hành và bạn có thể bối rối vì không biết file nào là file cũ và file nào vừa được giải nén khi chúng nằm ẫn vào nhau.

Nếu bạn có nhiều file nén và muốn giải nén chúng đồng thời: đánh dấu tất cả các file nén, bấm nút phải chuột và chọn Extract each archive to separate folder.

Nếu file nén được đặt password thì bạn phải nhập password mới giải nén được (như hình bên).

10.4.3 Sửa file nén hỏng bằng chính WinRAR

Trong khi giải nén bạn có thể gặp thông báo lỗi CRC, lí do là file nén bị hỏng. Khi bạn download file nén trên mạng Internet nếu đường truyền trục trặc rất dễ gây file nén bị hỏng.

Thật may, WinRAR cung cấp công cụ Repair để sửa file nén hỏng rồi cố gắng giải nén giúp bạn. Thực hiện sửa bằng cách:

Bước 2: Tìm đến file nén bị hỏng và bấm nút Repair (mầu đỏ ở cuối thanh công cụ). Bạn chọn kiểu file nén là .rar hay .zip và chọn đường dẫn để giải nén. Bấm OK

Bước 3: File nén sẽ được cứu chữa và WinRAR cố gắng giải nén ra thư mục bạn chọn

11. Tìm kiếm

11.1 Giới thiệu chung

Khi bạn có một file/thư mục hoặc một email/tin nhắn mà không nhớ rõ nó nằm cụ thể ở đâu nhưng biết được chút ít đặc điểm của nó – lúc đó bạn cần đến công cụ tìm kiếm của Windows. Bạn thực hiện tìm kiếm bằng cách gõ từ khóa tìm kiếm, tức là mẩu thông tin mà bạn nhớ được về đối tượng cần tìm kiếm, ở một trong hai nơi sau:

hộp tìm kiếm trên thanh taskbar

hộp tìm kiếm nằm ở góc phải trên trong Windows Explorer.

Windows cho phép bạn tìm kiếm theo:

– tên của file, thư mục, chương trình: Ví dụ tìm file, thư mục có tên chứa từ “hợp đồng”; tìm tùy chỉnh trong Control Panel cho phép thiết lập “firewall” (tường lửa) của Windows.

– thuộc tính của file, thư mục: Ví dụ tìm một file có “kích thước < 2 MB”, tìm một thư mục được “tạo ra  trong khoảng 1 tháng gần đây”.

– nội dung của file: Ví dụ tìm một file văn bản có chứa từ “nhà đất”, tìm một email/tin nhắn có chứa từ “công văn”.

Để tìm kiếm, nhất là tìm kiếm theo nội dung, Windows phải làm một công việc là index (đánh chỉ mục) dữ liệu: khi bạn làm việc, Windows lặng lẽ thu thập thông tin về file, thư mục của bạn sau đó tổ chức các thông tin này sao cho có lợi nhất cho việc tìm kiếm. Khi phải tìm kiếm Windows sẽ tìm kiếm trên các thông tin index này chứ không phải quét qua từng file, thư mục của bạn nữa; nhờ thế việc tìm kiếm sẽ diễn ra rất nhanh.

Tìm kiếm trên thư mục không được index sẽ lâu hơn và thậm chí không tìm kiếm theo nội dung được. Nhưng Windows không index tất cả mọi thứ trong máy tính của bạn vì như thế sẽ làm chậm máy và tốn dung lượng ổ cứng, nó chỉ index một số thư mục nào đó và những thư mục tự bạn chọn. Bạn có thể xem danh sách những thư mục được mặc định index bởi Windows trong tùy chỉnh Indexing Options của Control Panel (như ở hình bên). Mở Indexing Option bằng cách gõ “index” ở hộp tìm kiếm trên thanh Start menu rồi bấm Enter.

11.2 Tìm kiếm trên Start menu

Hộp tìm kiếm trên Start Menu thực chất tìm kiếm theo tên và nội dung của tất cả những gì được Windows index bao gồm: tên các chương trình trong Start Menu, Control Panel, nội dung các email, tin nhắn, history của Internet Explorer, tên các file, thư mục trong Library, Favorites và tên (và nội dung text nếu có) của các file, thư mục mà bạn tự index.

Chú ý để tìm kiếm trong nội dung các email, tin nhắn thì bạn phải cài đặt các phần mềm đọc email, tin nhắn của Microsoft như: Outlook, Exchange, Live messenger, Live message. Nếu bạn cài đặt các chương trình của các hãng khác, Windows sẽ không tìm kiếm theo nội dung được.

Hình bên là ví dụ tìm trên Start menu với từ khóa “windows”, kết quả trả về gồm: các chương trình nằm trong Start menu, Control Panel, các file nằm trong Video có tên chứa từ “windowss” và các email lưu bởi Outlook có nội dung chứa từ khóa “windows”. Cuối cùng mục Files là các file được người dùng tự index có tên chứa từ “windows”.

Khi muốn thôi không tìm kiếm và quay về trạng thái bình thường của start menu: bấm ESC hoặc nút X ở cuối hộp tìm kiếm.

11.3 Tìm kiếm file, thư mục với Windows Explorer

Windows Explorer hay các hộp thoại duyệt file như hộp thoại Open, Save as (thường thấy trong các ứng dụng Word, Excel, Photoshop, AutoCAD, …) đều có hộp tìm kiếm (nằm ở góc phải trên của khung cửa sổ) để tìm file, thư mục con của thư mục hiện hành theo tiêu chí tên, thuộc tính và thậm chí cả nội dung (nếu thư mục hiện hành chứa file text).

11.3.1 Tìm kiếm file, thư mục con theo tên và thuộc tính

Bước 1: Chọn thư mục để tìm kiếm file, thư mục con của nó. Nếu bạn muốn tìm kiếm ở mọi nơi trong máy tính của bạn (kể cả trên đĩa CD, thẻ nhớ cắm vào máy) bạn chọn Computer (nhưng bạn sẽ phải đợi rất lâu).

Bước 2: Nhấp chuột vào hộp tìm kiếm và gõ từ khóa tìm kiếm. Nếu cần bạn có thể chọn Date modified: hoặc size: (như hình bên) để giới hạn chỉ tìm những file, thư mục có lần sửa chữa cuối cùng nằm trong một khoảng thời gian nào đó hoặc kích thước file nằm trong một khoảng nào đó. Cuối cùng bấm Enter. Ví dụ: (xem hình vẽ) Tìm trong thư mục D:HUA các file, thư mục con mà tên chứa từ “điểm” (tiếng Việt có dấu) và được sửa đổi trong khoảng thời gian 1 năm trở lại (datemodified: earlier this year).

Bước 3: Sau khi có kết quả tìm kiếm. Nếu bạn muốn tiếp tục tìm kiếm thì gõ từ khóa mới, Enter; nếu muốn lặp lại chính việc tìm kiếm thì hãy refresh Windows bằng cách bấm F5. Nếu muốn quay lại thư mục hiện hành bấm ESC hai lần hoặc bấm chuột vào chữ X nằm ở cuối hộp.

Nếu muốn lưu lại kết quả tìm kiếm để lần sau xem lại (không phải chờ tìm lại) thì bấm vào nút Save search ở trên thanh công cụ. Để xem lại kết quả tìm bạn tìm trong mục Favorite của Windows Explorer.

11.3.2 Tìm kiếm file text theo nội dung

Trong Windows Explorer, bạn có thể tìm những file kiểu text (plain text như .txt, wordpad như .rtf, .docx, office như .xlsx, .pptx, html như .htm, .html) có nội dung chứa từ khóa tìm kiếm. Các bước tiến hành (chọn thư mục tìm kiếm, gõ từ khóa nội dung) giống hệt như tìm kiếm theo tên, thuộc tính (xem phần trên).

Nếu thư mục tìm kiếm (thư mục hiện hành) đã được index từ trước thì bạn không phải làm gì thêm cả. Khi bạn gõ từ khóa tìm kiếm, Windows sẽ tự động tìm cả theo tên và theo nội dung. Kết quả trả về sẽ hiển thị file text với trích dẫn đoạn văn bản chứa từ khóa.

Nếu thư mục tìm kiếm chưa được index, bạn vẫn tìm kiếm như bình thường nhưng sau khi có kết quả kéo thanh trượt xuống chỗ Search again in và chọn File Contents. Đợi một lúc (có thể lâu) kết quả sẽ được chèn thêm các file text có nội dung chứa từ khóa. Như vậy kết quả cuối cùng là các file, thư mục có cả tên hoặc nội dung chứa từ khóa. Ví dụ: Để thử nghiệm tìm kiếm theo nội dung bạn tạo thư mục Vanban và 2 file “ha noi.docx”, “ho chi minh.docx” (bằng Wordpad hoặc MS Word) chứa trong nó. Trong file “ho chi minh.docx” gõ câu “Hồ Chí Minh là thành phố quan trọng nhất sau thủ đô Hà Nội.” Thư mục Vanban và 2 file .docx kia sẽ chưa được index.

Bạn gõ từ khóa tìm kiếm “Hà Nội” và thu được kết quả là mỗi file “ha noi.docx” vì tên nó có chứa “ha noi”. Nhưng sau đó bạn bấm vào nút File Contents ở dưới thì sẽ có thêm kết quả là “ho chi minh.docx” vì nội dung file này chứa từ “Hà Nội”.

11.4 Index dữ liệu để tìm kiếm nhanh hơn

Để tự index hoặc bỏ index một thư mục, bạn mở Indexing Options bằng cách gõ index trong hộp tìm kiếm của Start menu (và bấm Enter). Khung “Indexes these locations” sẽ cho biết những gì đang được index trên máy tính.

Theo mặc định Windows sẽ index những thứ mà nó cho là bạn sẽ dễ tìm kiếm trên đó nhất, bao gồm:

Tên của tất cả các chương trình trong Start menu, bao gồm cả Control Panel

Nội dung các email, tin nhắn được lưu trữ bởi các chương trình đọc email, tin nhắn của Microsoft như: Outlook, Exchange, Live email, Live messenger.

Thư mục Library bao gồm các thư mục con như Music, Pictures, Video. Mọi thứ nếu được

Thư mục chứa các offline file, history của Internet Explorer

Thư mục Users – đây là thư mục chứa mọi tài liệu, tùy chỉnh của người dùng

Tìm kiếm trên Start menu chính là tìm kiếm trên những thứ được index này.

Với thư mục không được index, bạn vẫn tìm kiếm được nhưng lâu; tìm kiếm theo nội dung sẽ không được tự động thực hiện và trong một số trường hợp không thực hiện được. Tuy nhiên không vì thế mà bạn index tất cả mọi thứ trong máy tính; các thư mục hệ thống của Windows như Program Files, Windows hiển nhiên không cần được index vì không bao giờ bạn để dữ liệu của mình vào đấy. Khi bạn index một thư mục, nếu bạn chỉnh sửa thư mục Windows phải index những cập nhật này nên hiệu suất của máy tính sẽ giảm một chút.

Bạn có thể thêm/bớt thư mục khỏi danh sách index bằng cách chọn Modify. Sau đó hộp thoại Indexed Locations xuất hiện, trong mục Change selected locations, bạn sẽ bấm chuột vào mở rộng cây thư mục và tick (đánh dấu)/untick (bỏ đánh dấu) những thư mục bạn muốn/không muốn index.  Mỗi khi sửa mục Change selected locations thì mục Summary of selected locations sẽ được cập nhật theo.

11.5 Tùy chỉnh cách thức tìm kiếm

Để điều chỉnh cách thức tìm kiếm bạn vào Windows Explorer, chọn Organize, Folder and Search Options rồi chọn thẻ Search để có hộp thoại như hình bên. Có vài mục đáng chú ý sau:

Trong mục What to search (tìm cái gì):

In indexed locations, search file names and contents. In non-indexed locations, search file names only: Trong thư mục được index thì tìm theo tên file và nội dung file. Trong các thư mục không được index thì chỉ tìm theo tên file.

Always search file name and contents: luôn luôn tìm theo cả nội dung dù thư mục được hay không được index.

Trong mục How to search (tìm như thế nào):

Include subfolders in search results: tìm cả thư mục con

Find partial matches: tìm chính xác theo từ khóa hay không. Nếu tìm không chính xác với từ khóa “điểm” thì kết quả sẽ cho ra “diem”, “Diễm”, “diêm”.

Trong mục When searching non-indexed locations (cách tìm với các thư mục không được index)

Include system directories: tìm cả những thư mục con được đánh dấu là thư mục hệ thống

Include compressed files: tìm cả những file nén.

Đặt Tên Thư Mục Quản Lý Phim Người Lớn Theo Phong Cách Nhật Bản

Mục đích chính của bài viết là mình muốn chia sẻ một số mẹo NHỎ về cách quản lý tài liệu mình học mót được khi tham gia một dự án phát triển phần mềm ở Nhật Bản. Cụ thể hơn là về cách đặt tên thư mục chứa tài liệu dự án khi làm việc nhóm sao cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu được nhanh và thuận lợi nhất.

I. Giới thiệu

Tại sao lại phải chú ý đến cách đặt tên thư mục?

Dân văn phòng nói chung và dân quản lý dự án IT nói riêng chắc hẳn ai cũng đã từng phải quản lý các file tài liệu dự án theo các thư mục. Chuyện sẽ chẳng có gì đáng để nói nếu bạn làm việc độc lập và dự án của bạn chỉ có một lượng tài liệu khiêm tốn.

Cho tới một ngày khi bạn có cơ hội tham gia vào những dự án lớn, nơi mà hàng trăm thành viên từ các team khác nhau cùng tham gia phát triển dự án, và tài liệu được thêm mới, cập nhật liên tục trên một kho tài liệu chung.

Vấn đề sẽ phát sinh khi các bạn là người mới tham gia vào dự án, bạn không biết chính xác tên file muốn tìm mà dự án đấy lại toàn tài liệu bằng tiếng Nhật. Yêu cầu bảo mật của dự án khiến bạn không thể sử dụng các công cụ quản lý chia sẻ file online như Google Drive mà phải dùng những tool quản lý file từ thời chiến của khách hàng, với những chức năng tối thiểu và giao diện của nó toàn chữ là chữ, mà lại còn toàn chữ hán nữa.

Lúc này các bạn có thể mất cả ngày để tìm được chính xác file mình mong muốn, hoặc bạn có thể cảm thấy khó chịu khi bạn mất 5 phút mà không tìm ra được cái file mà mình up lên hôm qua vì nó đã bị lẫn vào vô số những file khác do các team khác up lên. Những khó chịu nhỏ nhặt này được dồn nén qua nhiều ngày có thể dẫn đến những hành động mất kiểm soát 😀

II. Các mẹo nhỏ trong cách đặt tên thư mục, file

1. Đặt tên kèm chữ số ở trước tên thư mục.

Vấn đề

Thứ tự sắp xếp các thư mục tài liệu bị thay đổi khi thêm mới hoặc đổi tên thư mục, điều này dẫn tới việc khó có thể ngay lập tức nhận ra thư mục mình muốn tìm.

Các thư mục không sắp xếp đúng theo thứ tự các pha phát triển phần mềm.

Thứ tự tương đối của các thư mục sẽ không bị thay đổi nhiều khi thêm, sửa tên thư mục. Các bạn có thể gần như ngay lập tức định vị được thư mục muốn tìm trong một danh sách dài các thư mục hiện có.

Bố cục thư mục đẹp, có thứ tự theo các pha phát triển sản phẩm, khi giao nộp document cho khách hàng cũng có thêm phần thiện cảm.

! Tip

2. Đặt tên kèm ký hiệu ở trước tên tài liệu

Vấn đề

Khi bạn được nhờ review một lượng tài liệu lớn mà bạn không thể hoàn thành trong 1 ngày, bạn sẽ phải ghi lại những tài liệu nào đã review, tài liệu nào chưa review, tài liệu nào cần xem lại sau khi sửa … Như vậy là lại thêm một loại tài liệu cần quản lý, càng nhiều tài liệu cần quản lý càng khó quản lý.

Người nhờ bạn review cũng không biết được là bạn đã review tài liệu nào để anh ta tiếp tục sửa chữa tài liệu đó, tránh mất thời gian.

Thể hiện, quản lý thông tin về các tài liệu một cách trực quan và cập nhật tình trạng tài liệu liên tục.

Không cần phải dành thêm công sức cho việc nhớ hoặc quản lý trạng thái của các tài liệu.

! Tip

Nên đặt thêm 1 file rỗng với tên quy định về các ký hiệu tương ứng với các trạng thái tài liệu như hình ví dụ (file trên cùng). Việc này sẽ giúp các thành viên khác trong team thống nhất về quy định cách thêm các ký tự.

3. Tạo thói quen backup cho các loại tài liệu hay thay đổi

Vấn đề

Đôi khi yêu cầu của dự án sẽ bắt các bạn cập nhật liên tục một loại tài liệu nào đó theo từng khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như trong pha thiết kế, bạn sẽ phải cập nhật liên tục tài liệu thiết kế mỗi khi được khách hàng review. Thường thì khi nhận được review, bạn sẽ sửa trực tiếp vào tài liệu lưu trên máy, bỗng có một ngày khách hàng đổi ý muốn quay lại thiết kế cho 1 tính năng nào đó mà 10 ngày trước bạn ghi trong tài liệu cho khách. Nhưng trong 10 ngày đó bạn đã sửa rất nhiều chi tiết trong thiết kế, bạn không thể nhớ được bạn đã sửa những gì để quay lại cũng như để xác nhận với khách hàng về việc thay đổi này.

Như đã nói ở trên bạn đang quản lý tài liệu chung với rất nhiều thành viên khác trong dự án và đang dùng công cụ từ thời chiến của khách hàng nên bạn không thể áp dụng những công cụ quản lý phiên bản như Git trên loạt tài liệu này (và không phải ai cũng biết dùng git)

Lợi ích của thói quen backup tài liệu

Có tài liệu để bản thân cũng như khách hàng có thể đối chiếu khi muốn quay lại các phiên bản cũ.

Việc backup tài liệu cũng là một dấu hiệu để cho khách hàng biết bạn đang làm việc. Nếu bạn dùng chung kho quản lý tài liệu với khách hàng thì dấu hiệu này sẽ được đánh giá rất cao.

Trong hình mình có tạo thêm 1 thư mục old chứa các tài liệu backup có đính kèm thêm ngày tháng backup ở cuối tài liệu. Ngoài thư mục chính chỉ để 1 tài liệu duy nhất chứa phiên bản mới nhất của tài liệu.

III. Kết

Nhiều bạn đọc xong có thể thấy những cách làm trong bài này cực kỳ THỦ CÔNG, thế giới hiện nay đã phát triển nhiều ứng dụng giúp bạn quản lý công việc một cách dễ dàng hơn, tội gì phải thủ công như thế. Đúng! Nhưng đôi khi hoàn cảnh bắt buộc bạn phải chơi theo kiểu thủ công như thế, nhất là với những khách hàng khó tính và thích đồ cổ như khách hàng Nhật.

Những tip trong bài viết tuy nhỏ nhưng để làm nó hàng ngày và kéo dài tới hết dự án đòi hỏi thời gian và một sự kiên nhẫn khá lớn. Nhưng bù lại các hoạt động làm việc nhóm sẽ được thuận lợi và dễ dàng hơn.

Tạo Thư Mục Cho Từng Người Gửi Email Trong Outlook

Tạo thư mục trong Microsoft Outlook có thể lưu trữ tất cả các thư vào môt thư mục giúp các bạn làm việc hiệu quả. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch sẽ.

Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Trong bài viết này cùng chúng tôi hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook.

Chú ý:

Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự.

1. Tạo thư mục trong Outlook

Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện xong.

2. Đổi tên thư mục

Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

3. Duy chuyển thư vào thư mục mới của bạn

Sau khi bạn tạo một thư mục hãy duy chuyển những là thư vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển:

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn.

Ví dụ, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:

4. Xóa thư trong thư mục

Khi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một email để giải phóng dung lượng chúng ta sẽ làm thế nào.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Khi bạn xóa thư mục tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa.

Sử dụng màu phân biệt các thư mục trong Outlook.

5. Đổi màu trong thư mục

Để đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

6. Xóa một màu thư mục

Khi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của bạn bạn đầy lên vậy làm gì để xóa những email trong hộp thư của mình.

Để xóa một thư muc, nhấp vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Xác nhận việc xóa hộp thư và nhấn vào nút Yes. Khi hoàn tất các thay đổi các hạng mục đó, nhấn vào OK. Hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.

7. Gán một màu cho email

Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

Các bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được 

thiết kế

 cho các 

sms

 cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một 

mail

, bạn 

đủ sức

không khó khăn

 truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.

Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông 

như

 một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất 

khó khăn

 để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các 

mail

 mà bạn 

không

trông mong

 để 

sử dụng

 trong tương lai.

Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những là thư giúp bạn có nhiều bộ nhớ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

8.1 Xóa những bức thư cũ

Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:

Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa email của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác).

Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác)  Nhấp vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó.

Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.

8.2 Lưu trữ thư thủ công

Ta có thể di dời các email cũ từ hộp thư của bạn để lưu trữ chúng. Để lưu trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Hướng Dẫn Cách Làm Mới, Sắp Xếp Thư Mục Trên Iphone, Ipad Cực Dễ

Không giống như các hệ điều hành khác, iOS không có bất kỳ loại ngăn kéo ứng dụng nào để “đóng gói” tất cả các ứng dụng của người dùng. Thay vào đó, nó đặt toàn bộ ứng dụng đã tải xuống trên màn hình chính. Sớm hay muộn, điều này sẽ dẫn đến một “mớ hỗn độn” trên màn hình và trở thành “cơn ác mộng” đối với người dùng. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng trên, đừng quá lo lắng, ShopDunk sẽ hướng dẫn bạn cách làm mới, sắp xếp thư mục trên iPhone, iPad sao cho khoa học và gọn gàng nhất.

Cách tạo thư mục trên iPhone, iPad thực ra vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác chạm và giữ một trong những ứng dụng muốn gom chung. Lúc này, màn hình sẽ chuyển sang chế độ cho phép người dùng chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy một điều thú vị là tất cả các biểu tượng ứng dụng bắt đầu “lắc lư”.

Bây giờ, bạn tiếp tục kéo biểu tượng đã chọn và đặt nó ngay trên đầu một ứng dụng khác mà bạn muốn gộp chung cùng trong một thư mục. Như vậy, hệ thống sẽ tự động kết hợp các ứng dụng lại với nhau.

Cách đặt tên, đổi tên một thư mục

Về cách đặt tên thư mục, iOS tỏ ra khá thông minh. Khi bạn tạo thư mục lần đầu tiên, nó sẽ tự động phát hiện điểm chung của các loại thư mục mà bạn gom với nhau. Sau đó, hệ thống sẽ ngay lập tức gợi ý tên nhóm phù hợp cho bạn như “Tiện ích”, “Trò chơi”, “Trình tổ chức”… Nhờ đó bạn có thể đặt tên thư mục ngay mà không cần mất nhiều suy nghĩ.

Tuy nhiên, nếu muốn đặt tên thư mục theo ý thích riêng, bạn vẫn có thể thực hiện bằng cách nhấn vào trường văn bản khi màn hình chính đang ở chế độ chỉnh sửa. Tiếp đến, hãy gõ một cái tên cho thư mục theo ý muốn, rồi vuốt theo hướng từ dưới lên để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa màn hình chính.

Trong trường hợp sau đó bạn đổi ý và muốn đổi lại tên thư mục trên iPhone, iPad, bạn vẫn có thể thực hiện được. Cách làm là hãy nhập lại chế độ chỉnh sửa màn hình chính (bằng cách chạm và giữ một ứng dụng bất kỳ), mở thư mục muốn đổi tên và nhấn vào trường văn bản của nó. Cuối cùng, bạn chỉ cần gõ lại tên khác và thao tác như trên là xong.

Cách kéo nhiều ứng dụng cùng một lúc

Thay vì phải di chuyển các ứng dụng trên màn hình chính, vào ra từng thư mục trên iPhone (hoặc iPad), bạn có thể kéo nhiều biểu tượng cùng một lúc. Đây là một mẹo hay bí mật ít ai biết đến đấy!

Để thực hiện điều này, bạn vào chế độ chỉnh sửa màn hình như bình thường và bắt đầu kéo ứng dụng đầu tiên. Trong khi kéo biểu tượng đó, hãy tiếp tục nhấn vào bất kỳ ứng dụng nào bạn muốn thu thập. Bạn sẽ nhận thấy tất cả chúng sắp thành một chồng dưới ngón tay của mình. Bây giờ, bạn chỉ việc kéo và thả chúng đến bất cứ nơi nào bạn muốn.

Để xóa một thư mục trên iPhone, iPad, bạn chỉ cần kéo tất cả các ứng dụng ra khỏi thư mục đó. Khi ứng dụng cuối cùng bị kéo ra ngoài, thư mục sẽ tự động tan biến.

Nguồn: Phonearena

Bạn đang xem bài viết Quản Lí Tệp Và Thư Mục trên website Uplusgold.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!